Cómo gestionar las tareas y el horario de personal en hostelería

La gestión de las tareas y los horarios del personal es un elemento muy importante en la industria de la hostelería.

En un entorno dónde poder brindar un servicio excelente al cliente es esencial, poder tener una gestión eficiente es esencial con tal de poder garantizar un servicio y producto de calidad y, al mismo tiempo, poder maximizar la productividad.

En el sector de la hostelería, las tareas son muy variadas y pueden abarcar desde la atención al cliente hasta la preparación de los alimentos que vamos a servir.

En este artículo os proporcionaremos consejos útiles y cuáles son las mejores prácticas que os van a ser de ayuda para gestionar las diferentes responsabilidades y los horarios de nuestro equipo.

A través de estas recomendaciones, vas a poder optimizar la productividad, mejorar la satisfacción de tus empleados y poder dar una experiencia excepcional a tus clientes.

La importancia de la gestión de tareas y horarios en el sector hostelero

Tener una buena gestión de las responsabilidades de los empleados y de sus horarios desempeña un papel importantísimo en la industria de la restauración por diferentes razones.

En primer lugar, este sector se caracteriza por tener un gran dinamismo y tener una gran demanda, con actividades que pueden ocurrir las 24 horas del día.

Si tenemos un sistema para poder gestionar todas estas labores y horarios de los empleados vamos a poder garantizar que todas las funciones, procedimientos y responsabilidades sean asignadas de un manera más eficiente y que los trabajadores estén presentes en los momentos importantes para poder garantizar un servicio de calidad.

Poder gestionar un conjunto de trabajadores presenta desafíos comunes, como la disponibilidad que puede tener un trabajador en la jornada laboral, cómo debe ser la rotación de los empleados y las fluctuaciones en la demanda.

Si gestionamos bien todos estos datos y procesos podremos mejorar la eficiencia operativa al optimizar la asignación de recursos humanos, evitando que aparezcan tiempos muertos y, gracias a esto, maximizar la productividad.

Diseño de horarios eficientes

Diseñar horarios que sean eficientes es fundamental para poder gestionar de manera exitosa a las personas que forman parte del lugar de trabajo.

Un horario bien estructurado debe ser siempre justo, eficiente y satisfactorio tanto para los empleados como para la empresa.

Aquí os presentamos algunas procedimientos a seguir para poder lograrlo:

1. Tener en cuenta las necesidades individuales

Es muy importante tener en consideración las preferencia de los turnos y de los días libres de los empleados al configurar los horarios.

La realización de encuestas para poder conocer las preferencias de los trabajadores puede ayudar a crear un horario más equilibrado y eficiente para todos los componentes de la empresa.

2. Utilizar herramientas de programación de horarios:

Existen diferentes herramientas de programación en el mercado que pueden facilitar la manera en la que creamos y gestionamos un horario, como el software especializado Yurest.

Estas aplicaciones permiten programar de una manera más eficiente, asignar los turnos, considerar las diferentes disponibilidades y realizar comprobaciones y ajustes según sea necesario.

Además, pueden ayudar a evitar conflictos de programación y minimizar los defectos que puedan surgir.

Para configurar un horario también se puede usar una herramienta cómo son las hojas de cálculo.

Usando este formato de documento vamos a poder crear listas dónde incluiremos cuadrantes para marcar los días que van a trabajar y las horas en las que se realizará ese trabajo.

De esta forma podremos tener un control sobre el cumplimiento de las horas, marcar un límite para el tiempo que va a trabajar cada uno y demás aspectos a tener en cuenta.

3. Flexibilidad y anticipación

Los horarios deben ser lo más flexibles posible para poder acomodar las necesidades cambiantes de la empresa y de los trabajadores.

Es altamente recomendable poder anticiparse a los posibles eventos o situaciones que puedan requerir ajustes en el horario, como eventos especiales, días festivos o problemas en casa.

Mantener una comunicación abierta con los trabajadores y permitir cambios y intercambios de turnos también contribuye a la satisfacción y compromiso de cada miembro del negocio.

Además evitamos que surjan problemas legales si surgen inspecciones en el centro del trabajo.

4. Realizar revisiones periódicas

Es recomendable realizar revisiones periódicas de los horarios para evaluar su eficiencia, su aprendizaje y su organización; y realizar ajustes en base a los comentarios y sugerencias de los trabajadores.

Si llevamos un chequeo periódico de estas cuestiones demuestra que queremos gestionar el equipo de forma atenta y preocupada.

La delegación y asignación de tareas

La delegación y asignación de las actividades dentro del trabajo desempeña un rol importantísimo en la optimización y control de la productividad de los trabajadores en la industria hostelera.

Una asignación adecuada de las tareas que cada persona del equipo desempeña contribuye a un rendimiento eficiente y satisfactorio dentro de la organización.

Además de tener en consideración las habilidades para hacer los trabajos, es importante tener en cuenta que la carga de actividades sea equitativa.

Distribuir de manera equitativa las tareas que va a cumplir cada persona del equipo evitará que se sientan abrumados.

Si seguimos este proceso conseguiremos un ambiente laboral equitativo y colaborativo y, de paso, mejorar la moral y la motivación del equipo.

También sería recomendable contar con una herramienta como un planificador para gestionar las tareas y el checklist de la empresa, como el que ofrece Yurest.

Gracias a esta lista de tareas vamos a tener la información del centro de trabajo bien organizada, además de tener acceso a datos e informes del análisis del desempeño de esas actividades.

Esperamos que el contenido e información de este artículo os haya sido de ayuda para saber como gestionar estas cuestiones tan importantes dentro del mundo de la restauración.